Молодежный день РЭН: итоги Лидера Анны Розе

4 месяца назад «отгремел» Молодежный День РЭН 2017.  Руководитель проекта Молодежного дня Анна Розе делится своими итогами и впечатлениями о РЭН 2017, а также открывает секреты, как это сделать!

Какие чувства при организации мероприятия такого уровня? Все-таки, главный гость – министр энергетики! За какое время ты начала все приготовления?

Анна Розе — Лидер проекта: «Чувства самые невероятные, это очень большая ответственность! РЭН – лицо ТЭК России, поэтому любая оплошность недопустима. Нужна максимальная концентрация лидера и синергия всех членов команды, чтобы выполнить поставленные задачи.
1 день мероприятия требует 60 дней подготовки. Только представьте, какой объем работ выполняется только ради этого одного, знаменательного дня! 🙂 Такое мероприятие, по опыту, нужно готовить минимум за полгода, а у нас получилось справиться куда быстрее. И справились мы отлично!».

 

Как проходило планирование площадки?

«Программа Молодежного дня довольно гибкая, что позволяет интегрировать ее с уже существующей площадкой РЭН, строительство которой ведется около месяца. Процесс планирования и распределения начинается за 6-7 недель, когда площадка еще не начала возводиться, а план выставки уже готов. Тогда уже становится понятно, в каких залах пройдут мероприятия программы. После начинается командный «brainstorm»на совершенствование площадки. И всё! Процесс запускается».

На площадке РЭНа многие мероприятия проходили параллельно – это и Всероссийский конкурс ВКР, и Лига молодых специалистов международного инженерного чемпионата «CASE-IN», круглые столы и конференции. В чем сложность организации при такой активной программе?

«К слову, Лига Молодых специалистов «CASE-IN» и Всероссийский конкурс выпускных квалификационных работ проводились на РЭН впервые. Само собой, благодаря этому увеличилось и число участников! На площадке было более 2000 гостей!
Самое сложное в параллельной организации мероприятий – это уследить и проконтролировать все и вся) – где-то стола нет, микрофон перестал работать, участники не дошли, фотограф вышел и не пришел, тайблтенты не выставлены, вода кончилась, эксперты не могут сориентироваться на площадке и др. Разные ситуации бывают! Поэтому в 2017 году были введены сквозные должности на площадке – с этими «надежными людьми РЭН» можно было познакомиться в нашем блоге еще до Молодежного дня. За каждое мероприятие были назначены ответственные, которые оперативно решали проблемы. Мне оставалось лишь наслаждаться!» : )

На мероприятиях всегда присутствуют волонтеры – как удается уследить за всеми и правильно скорректировать работу?

«При планировании работы волонтеров важно не только определить пул задач, но и понимать передвижения каждого человека внутри схемы между мероприятиями.
За необходимым блоком программы закрепляются волонтеры, далее поступают в
распоряжение организаторов, которые выдают им ЦУ. Координация осуществляется с помощью раций.»

На площадке было проведено много времени – какие твои личные секреты комфорта?

«Во-первых, конечно же улыбка! Она нужна не только на важном мероприятии – это секрет настроения на каждый день.Научно доказано, что при улыбке наш организм начинает вырабатывать эндорфин – это делает нас счастливее! А ещё, улыбка заразительна, значит и люди вокруг станут радостнее. Ко всему нужно относиться с позитивом!
Ещё, чтобы целый день чувствовать себя комфортно, понадобятся удобные одежда и обувь, и лично мне – место, где можно на 5 минут прийти в себя, выдохнуть и расслабиться. При любой работе, монотонной или нет, я бы советовала всем найти несколько минут для релакса и восстановления сил. Но, наверное, самый главный компонент успеха – это любовь к своей работе!».

В этом году твой День рождения совпал с проведением Молодежного Дня. Это запомнится надолго! Какие впечатления от такого необычного проведения твоего праздника?

«Да, этот день несомненно останется в памяти. 07.10.2017 – это магическое совпадение чисел, соединившее в себе 3 элемента: проект, которым я руководила, мой день рождения, и день рождения нашего Президента. В совокупности это придало большую важность данному дню. На меня возлагалась ответственность – провести мероприятие на высшем уровне, выполнив поставленные KPI, сделав таким образом себе подарок.
Я намеренно не афишировала свой день рождения на внешнюю аудиторию, чтобы в день Х меня никто не отвлекал от контроля происходящего:) Впервые я провела свой праздник в окружении коллег и 2000 человек, которые в конце мероприятия поздравляли меня! Это классно!». 🙂

---

Правда в день рождения команда Фонда не могла не поздравить Анну, не рассказать всем об этом событии. Поэтому на площадке РЭН то и дело появлялись люди, искавшую Аню не по рабочим моментам, а чтобы от души поздравить ее!

---

Ты была лидером проекта в прошлом году – что изменилось в этот раз? Были ли какие-то кардинальные отличия в подготовке и проведении Молодежного Дня? По сравнению с прошлым годом – какие показатели изменились на этом МД? (участники, компании и т.п.)

Изменения всегда приводят к развитию, в лучшую или худшую сторону. В нашем случае, все оказалось как нельзя лучше!

• Во-первых – это качественные изменения. Площадка – с 2013 года Молодежный день проводился в Гостином дворе, а в 2017 мы перенеслись на территорию ЦВЗ «Манеж», что несомненно уже повысило статус, и появились возможности расширения программы.
• Во-вторых – подход к организации. Опыт, полученный в течение нескольких лет, позволяет быстрее принимать эффективные решения и оперативно решать сложившиеся ситуации.
• В-третьих – команда организаторов, которая справилась отлично со своей работой.

И конечно же, количественные изменения:

• участников было более 2000 человек;

• 60 команд интерактивной сессии;

• почти 20 параллельных, одновременно проводимых мероприятий;

• более 50 партнеров- компаний.

К слову, и в социальных сетях Молодежный День прошел «на ура».

Я очень довольна нашей организацией Молодежного дня РЭН! 🙂